使用状況がITで分かる|世代間のギャップを埋めて社内情報共有ツールを駆使しよう|ITを知ろう
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ITを知ろう

ステータスの表示が分かりやすいので導入するメリットが満載

使用状況がITで分かる

会議

新しい技術

会議室予約システムはまさにIT技術が普及してきた現代で生み出されたシステムだといえます。
こういった技術が生み出されると、「なんで今までこんなことで手間がかかっていたのか分からない!」となるくらい便利なものなので、企業においてはぜひ導入すべきシステムです。

状況がリアルタイムでわかる

部屋の使用状況がリアルタイムでチェックできるのは、システムがクラウド化しているからです。
一つのシステムで管理しているとそのサーバーと繋がっているところでしかチェックができません。しかし、クラウド化させることで、全ての部屋の使用状況を一箇所でチェックすることもできますし、どんなところからも知ることができて便利です。

システムの特徴を知ろう

どんな便利なITシステムも、本当にその企業にとって必要なものでないなら導入する意味はありません。
もし導入しようか迷っているなら、よくそのシステムの特徴を知ることから始めるべきだといえます。

会議室予約システムによっても違う

様々な会議室予約システムがあるので、会社ごとのシステムの特徴を知るのも大切です。ステータス表示の仕方が異なっていれば、ある人にとっては分かりやすいと感じるものでも、別のある人にとっては分かりにくいと感じることもあるのです。
特徴を知り、ユーザーインターフェースも確認すると良いでしょう。

システムを使えばこんなメリットがある!

会議室を増やすコストが省ける

会議室がうまく予約できないと、利用者に「会議室が少ないからいけないのだ」と思われてしまいます。かといって、会議室を増やすにはコストもかかってしまいます。予約システムがうまく使えれば、その手間を省くことができます。

ダブルブッキングを防げる

口頭で「この日に会議室を予約します」と予約するような手続きだと、予約状況が把握できません。必要書類に記入しても、それが受理されるまでに別の人がとってしまうこともあります。そういったダブルブッキングのトラブルを減らせます。

どこからでも予約ができる

会議室を管理する部署にいちいち出かけていって、予約をするのは大変な労力です。会議室から遠いオフィスに勤めている人にとっては不公平感があります。その不満をクラウド化した会議室予約システムによって解消することができます。

急な予約もしやすい

急に会議室を使わなければいけなくなることもあります。会議室予約システムで、入退出を管理できるものであれば、今使っていない会議室が一目瞭然で分かります。そのため、急な用事のときも便利に部屋を使うことができるのです。

管理もしやすくなる

会議室を管理する側にとっても利用状況が分かると分析がしやすいので便利です。補充しなければいけない備品や、会議室の増設を検討するための資料など、システムで全て管理されているので検討のための書類も作りやすいのです。